Olá!

Neste artigo explicaremos como utilizar o módulo Checklist!

Como preencher os modelos de Checklist enviados pela matriz e como acompanhar os planos de ação que estão abertos.

📋 O que é Checklist e para que serve?

Os Checklists auxiliam no controle e regulação das atividades do seu negócio.

A principal função do Checklist é avaliar como está a padronização dentro da rede.

A Matriz irá criar categorias e perguntas a serem preenchidas com sim, não ou não se aplica (N/A). E, dependendo do item, haverá ou não a necessidade de envio de arquivos como fotos ou mais informações a serem preenchidas no respectivo campo.

A partir do checklist preenchido, a matriz poderá traçar planos de ação referentes aos tópicos em desconformidade de cada unidade (itens com resposta "não"), trazendo prazos para resolução e possibilidade de um acompanhamento próximo das soluções adotadas.

Lembrando que, Padronização é um dos pilares que fazem parte do Health Score.

📝 Formas de preenchimento de um modelo de Checklist

🔸 Pelo próprio usuário da matriz (cenário 1 abaixo);

🔸 Pelo usuário da unidade (nesse caso, chamamos de Autochecklist, permitindo a realização do preenchimento do checklist de forma remota, cenário 2 abaixo).

Os Checklists podem ser preenchidos pelo desktop ou pelo app Yungas.

Cenário 1: Checklist - Usuário de matriz preenche

Passo 1. Matriz cadastra o modelo

Passo 2. Matriz preenche relatório

Passo 3. Matriz compartilha relatório

Passo 4. Matriz cria planos de ação

Passo 5. Unidade recebe e age nos itens criados

Passo 6. Acompanhamento das ações realizadas

Cenário 2: Autochecklist - Usuário da unidade preenche

Passo 1. Matriz cadastra o modelo

Passo 1 a. Matriz envia para preenchimento

Passo 1 b. Unidade recebe checklist "em branco"

Passo 1 c. Unidade finaliza o preenchimento

*Pula os passos 2 e 3 e passa direto ao 4

Passo 4. Matriz cria planos de ação

Passo 5. Unidade recebe e age nos itens criados

Passo 6. Acompanhamento das ações realizadas

⚙️Permissões necessárias para auxiliar no preenchimento

Importante!

Em alguns Checklists, a rede poderá solicitar sua Geolocalização.

Dessa forma, se estiver realizando o preenchimento via app, verifique a permissão "Localização" nas configurações do app.

Se estiver preenchendo pelo desktop, verifique as "Configurações do site" em seu navegador.

Exemplo em navegador Google Chrome

Exemplo em aplicativo mobile

Em alguns itens do Checklist, a rede também poderá solicitar o envio de Fotos.

Verifique a permissão "Fotos e vídeos".

Exemplo em aplicativo mobile

🔎 Como acessar e preencher o Checklist?

Exemplo: a matriz enviou um Checklist para sua unidade.

Você poderá acessar o checklist para preencher de 2 formas:

🔹 Pelo próprio módulo, acessando no menu à esquerda "Checklists".

🔹 Pelo Comunicado do checklist, que estará na Caixa de Entrada sinalizado com a cor marrom:

Clicando no comunicado, abrirá o chat com a mensagem enviada pela matriz e o link para acessar o checklist:

Visão macro do chat

fonte: Yungas >> Comunicado checklist >> visão interna do chat do checklist

⛵ Navegando pelo módulo Checklist

Acessando o módulo Checklist, é possível identificar todos os checklists enviados pela matriz.

Na parte superior, haverá um resumo das ações a serem tomadas no módulo:

🟢 Checklists a preencher - Autochecklist enviados para o autopreenchimento

🟢 Checklists preenchidas - Relatórios enviados pela Matriz para visualizar os resultados

🟢 Planos de ação em aberto

🟢 Planos de ação concluídos

fonte: Yungas >> Checklist >> parte superior do módulo checklist

Na parte inferior, estarão todos os Checklists disponíveis com as seguintes informações na ordem das colunas:

🔵 Tipo (Checklist ou Autochecklists)

🔵 Porcentagem de preenchimento

🔵 Modelo : nome/título do checklist

🔵 Preenchido por: nome do usuário responsável

🔵 Franquia: a unidade atrelada ao relatório

🔵 Data de última atualização

🔵 Pontuação do checklist em consideração ao peso de cada item

fonte: Yungas >> Checklist >> informações do checklist "Implantação"

💡Dica: Para melhor localização dos Checklists, utilize os filtros de busca:

🟣 Filtro pelo nome da unidade em caso de usuário multiusuários (usuários com acesso a diversas unidades)

🟣 Filtro pelo título do checklist

🟣 Filtro pelo status: "Finalizados" e "Em Andamento"

🟣 Filtro pelo tipo: "Autochecklists" e "Checklists"

🟣 Filtro pelo período do relatório "Últimos 30, 60 e 90 dias"

fonte: Yungas >> Checklist >> filtros do módulo checklist

⚠️Importante:
Usuários multifranqueados (com vínculo em mais de uma unidade), ao acessarem a aba “Relatórios”, terão, por padrão, o filtro de unidade aplicado conforme a unidade da sessão ativa.

📑 Acessando o Checklist a ser respondido

◾ Ao acessar o Checklist a ser respondido, teremos as seguintes informações:

🟡 Título;

🟡 Nome da Unidade;

🟡 Nome do responsável pelo preenchimento;

🟡 Data em que foi gerado;

🟡 Prazo para preenchimento (se houver).

fonte: Yungas >> Checklist >> informações sobre o checklist "Implantação"

◾ Iniciando o preenchimento, deverá aparecer a mensagem:

"Você está preenchendo a Checklist. Toda mudança feita é automaticamente salva".

fonte: Yungas >> Checklist >> mensagem que confirma que está preenchendo o checklist "Implantação"

◾ Ao preencher os itens, a Pontuação é sinalizada

fonte: Yungas >> Checklist >> pontuação do checklist "Implantação"

◾ Peso do item: quanto maior o peso, maior a importância do item.

fonte: Yungas >> Checklist >> peso do item do checklist "Implantação"

◾ Opções de resposta: Sim, Não e N/A (não se aplica) e personalizada

fonte: Yungas >> Checklist >> opções de resposta para o item do checklist "Implantação"

◾ Clique para anexar e enviar arquivos; por ex: foto, arquivo pdf

fonte: Yungas >> Checklist >> botão para anexar arquivos para envio do checklist "Implantação"

◾ Caixa de texto para que escreva observações sobre o item

fonte: Yungas >> Checklist >> caixa de texto para inclusão de informações sobre o item do checklist "Implantação"

💡Dica para preenchimento de Checklist

Ao criar um modelo de checklist, é possível incluir dicas de preenchimento para cada item. Assim, ao preencher o checklist, o usuário pode acessar essas dicas, que fornecerão informações adicionais relevantes para facilitar o processo.

fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> Gif preenchendo Checklist e utilizando as Dicas de Item

Importante!

Caso não tenha finalizado o relatório e não responda todos os itens em um mesmo momento, é possível retornar ao checklist e prosseguir com o preenchimento.

◾ Após o preenchimento de todos os itens, é necessário clicar em "Finalizar relatório".

fonte: Yungas >> Checklist >> finalização do checklist "Implantação"

⚠️Atenção:

Se ao tentar finalizar o checklist tiver algum item obrigatório de resposta não preenchido, o checklist irá mostrar a seguinte mensagem:

Ao visualizar essa tela, preencha o item em branco e logo em seguida finalize o checklist.

📝Histórico de edições dos itens do relatório de checklist

Após preenchimento do checklist, é possível identificar o histórico de todas as edições realizadas em cada item do checklist. Para realizar essa visualização, clique no ícone de "relógio", conforme a imagem abaixo:

Quando o Checklist é obrigatório e não foi respondido dentro do prazo estabelecido pela matriz, a plataforma ficará bloqueada enquanto o Checklist não for preenchido e finalizado.

fonte: Yungas >> mensagem ao acessar a Yungas informando a falta de 3 checklists obrigatórios de títulos: "Campanha" e "Marketing alterado".

🎯 Planos de ação

📊 O que é um Plano de Ação?

Supondo que tenha respondido algum item como não, ou seja, "não conforme".

Para todo item respondido como não, a matriz poderá criar um plano de ação que será como um plano de correção. Ou seja, terá a ação necessária a ser feita para que esse item acabe se tornando uma resposta "sim"( se torne "conforme").

🖱️ Como acessar os Planos de Ação

Acesse Checklists → Planos de ação para ver todos os planos de ação abertos e gerenciá-los de forma centralizada.

⛵ Navegando pela aba Plano de Ação

Na aba Plano de Ação, você terá uma visão geral de todos os planos relacionados à sua unidade.

Nessa tela, é possível visualizar:

O checklist de origem;
O item avaliado;
O status do plano de ação;
O prazo;
As ações que precisam ser realizadas.

Essa visão facilita o acompanhamento e a priorização das ações pendentes.

🔍 Filtros e organização dos Planos de Ação

Para facilitar a visualização e o gerenciamento, utilize os filtros disponíveis na aba Plano de Ação:

◾ Filtro por unidade (para usuários com acesso a mais de uma unidade);
◾ Filtro por status do plano de ação;
◾ Filtro por checklist/modelo;
◾ Filtro por período.

💡 Dica:
Utilize os filtros para identificar rapidamente planos de ação em atraso ou que estão aguardando aprovação.

🔄 Alteração de status do plano de ação

Após o envio do plano de ação por parte da matriz, ao acessar o checklist, é possível identificar um número indicando a quantidade de itens a serem revistos.

Exemplo de checklist "Campanha" com 1 item para plano de ação.

A matriz enviará o plano de ação com status "A fazer" ▶;

A primeira alteração é para o status "Em andamento" 🔁;

fonte: Yungas >> Checklist "Campanha" >> gif identificando plano de ação criado e alterando status do item para "em andamento".

Ao finalizar o plano de ação, altere para o status "Aguardando aprovação" ⏱

Se for necessário, anexe arquivos ou fotos.

fonte: Yungas >> Checklist "Campanha" >> gif alterando status do item do plano de ação para "aguardando aprovação".

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