Olá! Tudo bem?
Neste artigo mostraremos como criar modelos de checklist.
📋 O que é Checklist e para que serve?
Os Checklists auxiliam no controle e regulação das atividades do seu negócio.
A principal função do Checklist é avaliar como está a padronização dentro da rede.
A Matriz irá criar categorias e perguntas a serem preenchidas com "Sim", "Não" ou "N/A" (Não se aplica) ou também, com opções de resposta personalizadas, que será explicado em mais detalhes durante o artigo. E, dependendo do item, haverá ou não a necessidade de envio de arquivos como fotos ou mais informações a serem preenchidas.
A partir do checklist preenchido, a matriz poderá traçar planos de ação a partir de diferentes tipos de respostas ("Sim", "Não", "N/A" ou pelas opções personalizadas) de cada item, trazendo prazos para resolução e possibilidade de um acompanhamento próximo das soluções adotadas.
Lembrando que, a padronização é um dos pilares de pontuação do Health Score.
📌Como cadastrar modelo de checklist
🔸Passo 1 - Para cadastrar um modelo de checklist, no menu lateral, acesse:
Checklists >> Modelos
🔸Passo 2 - E no canto superior direito, clique no botão "Novo modelo de checklist".
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> botão "Novo modelo de checklist"
🔸Passo 3 - Digite o Título do novo modelo de checklist e clique em "Salvar".
🔸Passo 4 - Após a criação do modelo, será preciso definir os comportamentos esperados neste novo modelo. Para isso, selecione:
🔸Contabilizar para a nota do Health Score?
Caso a nota do preenchimento desse modelo precise contabilizar na nota do Health Score na coluna de padronização, ou seja a nota do preenchimento impacta no ranking de saúde da rede.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> seleção "Contabilizar para a nota do Health Score?"
🔸Geolocalização obrigatória?
Selecione se a geolocalização será obrigatória. Caso seja, a pessoa ao preencher o checklist precisará ativar a localização para o responsável conseguir visualizar o local aproximado do preenchimento.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> seleção "Geolocalização obrigatória?"
🔸Ativar plano de ação no preenchimento
Caso seja interessante para a rede, ative essa opção que permite a criação de planos de ação junto ao preenchimento, ou seja, sem a necessidade de finalização do preenchimento do checklist.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> seleção "Ativar plano de ação no preenchimento"
🔸Disponibilizar para unidades
Quando habilitado, o modelo fica disponível para preenchimento livre pelas unidades.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> seleção "Disponibilizar para unidades"
Outras ações possíveis:
🔸Ordenar categorias
Ao clicar, é habilitada a opção de editar a ordem das categorias cadastradas.
🔸Duplicar modelo
Caso precise duplicar o modelo, clique no botão duplicar no canto superior direito.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> botão "Duplicar modelo de checklist"
🔸Deletar modelo
Caso precise deletar o modelo, clique no ícone lixeira no canto superior direito.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> botão "Deletar modelo de checklist"
Após essas definições, prossiga com o cadastro das categorias.
🔸Passo 5 - Em Criar Categoria, informe o nome da primeira categoria clicando em Adicionar.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> criando categoria no novo modelo de checklist
Após o cadastro da categoria, prossiga com o cadastro dos itens.
🔸Passo 6 - Após o cadastro da Categoria, ao clicar em " + NOVO ITEM" você insere um novo tópico.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> botão "+Novo Item"
🔸Passo 7 - Abrirá o card abaixo e prossiga definindo
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item"
🔸Título do item
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> Título do item
🔸Modelo de resposta: "Sim - Não - N/A" ou "Personalizado".
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> Modelo de resposta
Opção 1. Sim - Não - N/A: Os campos de preenchimento de respostas terão somente essas três opções.
Opção 2. Personalizado: A resposta poderá ser por escrito, de forma mais personalizada
🔸Peso do item: Pode variar de 1 à 10.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> Peso do item
🔸Resposta do item obrigatória:
Ao ativar essa funcionalidade, você tornará a resposta desse item obrigatória, independente de qual seja a resposta durante o preenchimento. Dessa forma, o checklist só poderá ser finalizado com uma resposta desse item, se não for selecionado uma resposta, o checklist não pode ser finalizado.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> Resposta do item obrigatória
🔸Complementos:
🟣Plano de ação: Selecione se o item permitirá a criação de um plano de ação, conforme a resposta fornecida.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> seleção de complementos obrigatórios
🟣 Anexo: Selecione se o usuário deverá adicionar um anexo, conforme a resposta fornecida.
🟣 Comentário: Selecione se o usuário deverá adicionar um comentário, conforme a resposta fornecida.
🟣 Item Crítico: Selecione se a resposta fornecida poderá zerar a pontuação total do checklist ou apenas da categoria à qual o item pertence.
Observe que a ação deverá ser configurada como obrigatória.
🔸Ações Obrigatórias
Selecione quais as ações obrigatórias para cada tipo de resposta do item
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> seleção de ações obrigatórias
No exemplo acima, ao escolher o modelo de resposta como "Sim - Não - N/A" , se a resposta for "Sim" é obrigatório que seja anexado algum arquivo, se for "Não, é obrigatório realizar um comentário, e se a resposta for "N/A" não é obrigatório o envio arquivo, nem o comentário durante o preenchimento do checklist
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> seleção de respostas e ações obrigatórias
Neste outro exemplo a cima, ao escolher o modelo de resposta "Personalizado", é possível alterar o peso em porcentagem em cada resposta. Além disso, as respostas 1, 2 e 3 estão como obrigatórias o envio de anexo.
🔸Respostas para criar Plano de Ação
Defina qual ou quais as respostas que possibilitarão a criação de um plano de ação.
Em cada item, há a oportunidade de desenvolver um plano de ação específico. Além disso, é possível decidir em quais circunstâncias esse plano será aplicado, dependendo do modelo de resposta.
Outra opção, é selecionar em qual pergunta personalizada haverá o plano de ação.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> respostas que permitirão a criação de plano de ação
🔸Resultado Esperado
Neste campo, é possível colocar o resultado esperado
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> resultado esperado do item
🔸Corrigir em
Informe o prazo para realização do que foi solicitado no tópico
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> card "Criar item" >> prazo para correção do item
Obs.: Lembrando que o resultado esperado e o prazo de realização se referem ao plano de ação.
Visão Macro:
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif cadastrando novos itens
🔸Criar Dica para o item de Checklist
É possível inserir em cada item informações adicionais que possam contribuir ou esclarecer o item para que durante o seu preenchimeto, o usuário possa acessar a dica.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif acessando o Criar "Dica"
🔸1º Exemplo para criação de uma dica:
Adicione em formato de texto, um direcionamento para o preenchimento daquele item. Por fim, lembre-se de clicar em "Salvar".
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> Criar "Dica" >> "Salvar"
🔸2º Exemplo para criação de uma dica, utilizando imagens:
Para adicionar uma imagem na dica de um item, basta clicar no ícone "
" e anexar a imagem. Por fim, lembre-se de clicar em "Salvar".
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> Criar "Dica" >>Adicionar Imagem >> "Salvar"
🔸3º Exemplo para criação de uma dica, utilizando link:
Para adicionar um link na dica de um item, basta selecionar uma palavra ou frase, clicar no ícone "
" e inserir o link. Por fim, lembre-se de clicar em "Salvar".
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> Criar "Dica" >>Adicionar link >> "Salvar"
👁️🗨️Visão do usuário ao acessar a Dica do Item durante o preenchimento do Checklist:
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> Gif preenchendo Checklist
Pronto! Agora você já sabe como criar uma Dica para os itens de Checklist, basta colocar em prática!
📝Histórico de edições dos itens do relatório de checklist
Após preenchimento do checklist, é possível identificar o histórico de todas as edições realizadas em cada item do checklist. Para realizar essa visualização, clique no ícone de "relógio", conforme a imagem abaixo:
🧮Como funciona o cálculo dos pesos dos itens do checklist e do % de progresso
Exemplo: um modelo de checklist que possua 10 itens, todos com peso 5.
Ao preencher todos os itens do checklist, independente se como 'Sim', 'Não', ou 'N/A', o % de preenchimento será de 100%.
Caso todos os itens tenham sido assinalados como sim, a nota do checklist será 100.
Se todos os itens forem respondidos, com Sim ou N/A, independente da proporção de respostas para cada um, o % de preenchimento será 100, e a nota do relatório também.
Válidos: Sim + Não
Em branco: Não preenchido ( indicado abaixo como: - )
NOTA: SIM / Válidos
% de preenchimento: (Número de itens total) - (em branco) / (Número de itens total)
EXEMPLOS:
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