Olá! Tudo bem?
Neste artigo mostraremos as formas de preenchimento dos checklists.
No módulo Checklist, a rede determina quais relatórios serão visíveis para o usuário da matriz e quais ações ele poderá executar nesses relatórios.
No final deste artigo falaremos mais sobre permissões avançadas em checklist, se preferir, clique aqui
Para saber mais sobre Permissões Avançadas dos demais módulos, acesse o artigo Permissões Detalhadas dos Módulos, clicando aqui
📝Formas de preenchimento de um modelo de Checklist
1) Pelo próprio usuário da matriz (cenário 1 abaixo);
2) Pelo usuário da unidade (nesse caso, chamamos de Autochecklist, permitindo a realização do preenchimento do checklist de forma remota, cenário 2 abaixo).
Os Checklists podem ser preenchidos pelo desktop ou pelo app Yungas.
🎯Cenário 1: Checklist - Usuário de matriz preenche
Passo 1. Matriz cadastra o modelo
Passo 2. Matriz preenche relatório
Passo 3. Matriz compartilha relatório
Passo 4. Matriz cria planos de ação
Passo 5. Unidade recebe e age nos itens criados
Passo 6. Acompanhamento das ações realizadas
🎯Cenário 2: Autochecklist - Usuário da unidade preenche
Passo 1. Matriz cadastra o modelo
Passo 1 a. Matriz envia para preenchimento
Passo 1 b. Unidade recebe checklist "em branco"
Passo 1 c. Unidade finaliza o preenchimento
*Pula os passos 2 e 3 e passa direto ao 4
Passo 4. Matriz cria planos de ação
Passo 5. Unidade recebe e age nos itens criados
Passo 6. Acompanhamento das ações realizadas
Acessando Checklists >> Modelos é possível identificar os modelos de checklists cadastrados
Visão Macro:
fonte: Yungas >> Checklist >> Meus checklists >> Modelos de checklists cadastrados
🚀 Detalhando a coluna Ações
Na lateral direita, na coluna "Ações" algumas ações podem ser realizadas:
Enviar para preenchimento
Preencher checklist
Editar modelo
Ver relatórios
Desativar modelo
Enviar para preenchimento
Ao realizar o envio, a unidade irá responder como Autochecklist.
Ao clicar, será necessário informar:
🔸1) Assunto
🔸2) Mensagem
A mensagem pode ter formatação negrito e itálico
🔸3) Anexar arquivo (se necessário)
🔸4) Prazo para preenchimento
Caso a unidade tenha uma data limite para preenchimento, informe neste campo
Ao informar prazo para preenchimento, informe se o preenchimento deverá ser obrigatório.
Importante! O Checklist poderá ou não ter seu preenchimento obrigatório. Porém, caso seja sinalizada a obrigatoriedade, a plataforma ficará bloqueada para o usuário caso a unidade não realize o preenchimento e finalização do checklist dentro do prazo.
fonte: Yungas >> visão da unidade ao acessar a Yungas informando a falta de 3 checklists obrigatórios de títulos: "Campanha" e "Marketing alterado".
🔸5) Selecione quais usuários das unidades deverão receber o checklist.
Para melhor auxílio, utilize as Tags e os Grupos de Usuários.
🔸6) Ao finalizar a seleção dos usuários e/ou respectivas unidades, clique em "Enviar"
Assim que o autochecklist for enviado, basta clicar em qualquer área sobre a linha para acessar o chat, onde o checklist aparecerá semelhante a um comunicado enviado.
Visão Macro:
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif enviando Autochecklist para preenchimento
🔸Visão Matriz
fonte: Yungas >> Checklist >> visão matriz >> gif acessando comunicado enviado com checklist para preenchimento
🔸Visão Unidade
A unidade poderá acessar o checklist através da caixa de entrada ou diretamente no módulo de checklist.
fonte: Yungas >> Checklist >> visão unidade >> gif acessando comunicado enviado com checklist para preenchimento
Importante: É enviado uma mensagem automática, assim que o usuário da franquia finaliza o checklist. Essa mensagem é enviada no comunicado desse checklist e também por e-mail.
Preencher checklist
Ao clicar para iniciar o preenchimento do checklist, aparecerá a tela para seleção da unidade
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif selecionando unidade para preenchimento de checklist
Após seleção da unidade, clicando em "Preencher", o usuário da matriz será direcionado para o preenchimento do relatório.
Importante! Caso selecione um modelo de checklist já enviado para a unidade, aparecerá uma mensagem indicando modelo em andamento.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif identificando duplicidade no preenchimento do checklist
Visão Macro:
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif preenchendo o checklist
💡Dica para preenchimento de Checklist
Ao criar um modelo de checklist, é possível incluir dicas de preenchimento para cada item. Assim, ao preencher o checklist, o usuário pode acessar essas dicas, que fornecerão informações adicionais relevantes para facilitar o processo.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> Gif preenchendo Checklist e utilizando as Dicas de Item
Após finalizar o preenchimento dos itens do checklist, é possível realizar uma observação geral, como um resumo rápido para ajudar a entender o conjunto de informações de forma mais fácil e clara.
Por fim, basta clicar em "Finalizar relatório".
Importante: Existe um sistema de notificação para informar unidades franqueadas sobre novas observações inseridas pela matriz, utilizando o mesmo canal de comunicação do autochecklist, a caixa de entrada.
⚠️Atenção:
Se ao tentar finalizar o checklist tiver algum item obrigatório de resposta não preenchido, o checklist irá mostrar a seguinte mensagem:
Ao visualizar essa tela, preencha o item em branco e logo em seguida finalize o checklist.
Pronto, checklist finalizado com sucesso!
Editar modelo
Para editar o modelo do checklist, clique no ícone lápis.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif editando modelo de checklist
Ver relatórios
Ao clicar em "Ver relatórios", o usuário será direcionado para a aba "Relatórios" desse modelo com o filtro status "Finalizados" selecionado.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif acessando "Ver relatórios"
Desativar modelo
Sendo necessário desativar o modelo do checklist, clique no ícone "olho" e, aparecerá uma mensagem de confirmação da ação.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif desativando o modelo de checklist
Se precisar tornar o modelo visível novamente, clique no ícone olho e os demais ícones ficarão visíveis novamente.
fonte: Yungas >> Checklist >> Modelos >> gif tornando o modelo de checklist visível
⚠️Permissões Avançadas em Checklist
Importante!
A rede poderá configurar a permissão dos usuários da matriz para que vejam somente os relatórios vinculados ao usuário.
Dessa forma, caso não esteja visualizando, não consiga editar e/ou reabrir algum relatório, confira as permissões do usuário.
Para editar as permissões, acesse menu Configurações >> Permissões:
E na função Matriz a ser editada, localize o módulo Checklist
📝Histórico de edições dos itens do relatório de checklist
Após preenchimento do checklist, é possível identificar o histórico de todas as edições realizadas em cada item do checklist.
Para realizar essa visualização, no item, clique no ícone de "relógio", conforme a imagem abaixo:
Desta forma, estará disponível a visualização de todas as edições realizadas neste item, conforme a imagem abaixo:
🔓Desbloqueio da unidade cuja plataforma está bloqueada devido ao não preenchimento do checklist
Ao acessar Checklist >> Relatórios, utilize o filtro status para buscar pelos relatórios 'Bloqueado por prazo'.
Clique no botão sinalizado
Ao clicar, ficará habilitado o campo seleção ao lado do relatório/unidade bloqueada
Selecionando a/as unidades a serem desbloqueadas, o botão Desbloquear estará habilitado
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