¿Cómo Crear Departamentos?
¡Hola! ¿Todo bien?
En este artículo mostraremos paso a paso cómo registrar y configurar departamentos y sus integrantes.
⚠️ ¡Importante!
Los departamentos constituyen la estructura principal de comunicación de la plataforma Yungas.
🎯 Paso a Paso para Crear un Nuevo Departamento
Sigue los pasos a continuación para crear un nuevo departamento en tu estructura de comunicación.
🟣 Paso 1. Para crear departamentos, haz clic en el icono de Configuración en la barra superior y accede a:
Configuración >> Departamentos
🟣 Paso 2. Haz clic en "+ Nuevo Departamento".
🟣 Paso 3. Completa la información obligatoria:
Nombre del Departamento
Responsable del Departamento
Si lo deseas, también puedes incluir una descripción del departamento.
🟣 Paso 4. Para cada departamento, puedes elegir si tendrá subdepartamentos.
Los subdepartamentos permiten organizar los temas más frecuentes solicitados dentro del departamento registrado.
Nota: Si seleccionas Sí, las configuraciones del formulario inteligente, el tiempo de respuesta del departamento y los integrantes no se aplicarán al departamento principal. Será necesario configurarlas individualmente para cada subdepartamento.
🟣 Paso 5. Selecciona los integrantes que formarán parte del subdepartamento y recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se abra un nuevo ticket en la plataforma.
También puedes configurar las siguientes opciones:
Respuesta Automática
Es posible configurar un mensaje predefinido (respuesta automática) que los franquiciados o usuarios de las unidades recibirán cuando abran un ticket.
Este primer mensaje puede incluir información como:
Orientaciones sobre el SLA;
Enlaces externos;
Otras informaciones necesarias para la atención inicial.
Tiempo de Resolución
También es posible definir el tiempo de resolución del departamento, que representa el tiempo promedio que el equipo del departamento o subdepartamento necesita para resolver las solicitudes.
Ejemplo:
El departamento de Finanzas tiene un subdepartamento de Boletas de Pago.
Este equipo tarda un promedio de 2 días hábiles (18 horas laborales) en enviar una boleta de pago a un franquiciado cuando se solicita a través de Yungas.
En este ejemplo, un día hábil corresponde a 9 horas laborales.
Debes ingresar este tiempo promedio de resolución en el campo correspondiente.
Nota: Al configurar el tiempo promedio de respuesta, verifica si el horario comercial está configurado en la plataforma.
Formulario Inteligente
También puedes crear un Formulario Inteligente. Este campo es opcional.
El Formulario Inteligente ayuda a recopilar información esencial de los franquiciados antes de que abran un ticket.
Ejemplo:
En el departamento de Marketing, existe un subdepartamento de Campañas Personalizadas.
Cuando un franquiciado abre un ticket para solicitar una campaña personalizada, el equipo necesita conocer:
El objetivo de la campaña;
El tipo de campaña, si será digital o física;
Si el franquiciado tiene alguna referencia o inspiración para compartir como archivo adjunto.
Puedes registrar estas preguntas en el formulario para que el franquiciado las responda antes de abrir el ticket.
De esta manera, cuando el ticket llegue al departamento, toda la información esencial ya estará disponible, agilizando la atención.
🟣 Paso 6. Después de ingresar toda la información necesaria, haz clic en "Finalizar".
El departamento quedará registrado en la plataforma.
¡Listo!
¡Has creado tu primer departamento correctamente!
🚀 Compartir el Enlace de un Departamento/Subdepartamento para Abrir Tickets
Para facilitar la apertura de nuevos tickets y demandas, puedes compartir un enlace directo a un departamento o subdepartamento específico.
Esto ayuda a los usuarios a dirigir sus solicitudes al equipo correspondiente.
Para copiar el enlace, haz clic en el icono ubicado junto al departamento o subdepartamento correspondiente.
Otra opción es copiar el enlace desde la Bandeja de entrada, simulando la apertura de un nuevo ticket o demanda.
Al hacer clic en cualquiera de estas opciones, aparecerá el siguiente mensaje:
"¡Enlace copiado correctamente!"
¡Listo!
El enlace estará disponible para compartir a través de otros módulos de comunicación, como:
Preguntas Frecuentes (FAQ);
Informe General;
Otros canales de comunicación.
Cuando un usuario haga clic en el enlace mientras tenga una sesión iniciada en la plataforma Yungas, será dirigido a la Bandeja de entrada, con el departamento o subdepartamento correspondiente ya seleccionado.
Desde allí, podrá continuar con el envío de su solicitud.
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