Confira neste artigo como configurar Departamentos e a sua estrutura de comunicação na Yungas.

Os departamentos compõem a principal estrutura de comunicação pela plataforma Yungas. É o meio pelo qual as unidades podem se comunicar de forma assertiva com a matriz através dos tickets, e por onde os usuários da matriz podem se comunicar entre si, através das demandas.

Através dos departamentos as comunicações podem ser feitas de forma direcionada para o setor ou os responsáveis diretos por aquela tratativa.

Para que a comunicação dentro da rede seja mais assertiva, é importante ter uma árvore de comunicação bem estruturada através dos departamentos.

Os departamentos seguem a seguinte estrutura:

Departamentos >> Subdepartamentos >> Assuntos livres e/ou definidos >> Formulário Inteligente

Podemos dividir a estrutura e configuração de departamentos da seguinte forma:

📌Departamentos: Representam as áreas principais de atuação da empresa, como "Financeiro", "RH" ou "Marketing". São a estrutura macro para organizar a comunicação e os fluxos de trabalho.

📌Subdepartamentos: São divisões dentro dos departamentos, detalhando setores ou funções específicas. Por exemplo, dentro de "Financeiro", podem existir "Contas a Pagar" e "Contas a Receber".

📌Assuntos: São temas ou tópicos vinculados aos departamentos ou subdepartamentos. Podem ser configurados para ser preenchidos de forma aberta (livre) ou pré-definida (listagem fixa), ajudando a categorizar a comunicação de forma consistente.

📌Formulário Inteligente: Uma ferramenta customizável para coletar informações específicas, adaptando-se às necessidades de cada fluxo. Por exemplo, ao tratar de um reembolso no Financeiro, pode-se solicitar o preenchimento de campos como "Valor", "Data" e "Comprovante".

Para criar departamentos, na barra superior, clique no ícone de Configurações >> Departamentos, conforme a imagem abaixo.

Visão Macro de configurações de departamentos:

Para criar um novo departamento, basta clicar no botão no canto superior direito, onde é iniciado o preenchimento de informações como Título do Departamento e o Responsável pelo departamento.

Caso haja subdepartamentos, selecione os integrantes que farão parte do subdepartamento e receberão as notificações (via e-mail) quando um novo ticket for aberto na plataforma.

Em seguida, cadastre os assuntos (caso haja assuntos pré-definidos), o formulário inteligente caso haja necessidade, as respostas automáticas para abertura de tickets e demandas e o tempo médio de resolução da solicitação (SLA).

Pronto! Agora a plataforma está configurada para as necessidades da sua rede! A partir de agora, você pode se aprofundar em configurações avançadas e no funcionamento dos módulos. Clique neste link para acessar a Base de Conhecimento da Matriz.