Olá! Tudo bem?
Neste artigo mostraremos o passo a passo de como cadastrar e configurar departamentos e seus integrantes.
⚠️Importante!
Os Departamentos compõem a principal estrutura de comunicação da plataforma Yungas.
Para mais informações sobre, acesse o artigo O que são os Departamentos e para que servem?, clicando aqui
🎯Passo a passo de como criar um novo departamento
Segue o passo a passo para criar um novo departamento em sua árvore de comunicação
🟣Passo 1. Para criar departamentos, na barra superior, clique no ícone de Configurações >> Departamentos, conforme a imagem abaixo.
🟣Passo 2. Clique em em '+ Novo Departamento', conforme a imagem abaixo.
🟣Passo 3. Ao clicar , você deve preencher informações obrigatórias como:
Título do Departamento e o Responsável pelo departamento.
E caso queira, inclua uma descrição do departamento
🟣Passo 4. Para cada departamento, você pode optar se ele terá subdepartamentos ou não, o subdepartamento podem ser cadastrados todos os assuntos frequentes solicitados dentro do Departamento cadastrado.
Obs: Se você marcar sim, as configurações de formulário inteligente, tempo de resposta do departamento e integrantes não se aplicarão, sendo necessário configurá-las individualmente para cada subdepartamento.
🟣Passo 5. Selecione os integrantes que farão parte do subdepartamento e receberão as notificações (via e-mail) quando um novo ticket for aberto na plataforma.
Gif demonstrando a inclusão/exclusão de integrantes dos departamentos/subdepartamentos.
É possível deixar uma mensagem pré-gravada (resposta automática) para quando o franqueado ou usuário de unidade abrir o ticket para receber esta primeira informação, como por exemplo: alinhamento de SLA, links externos ou outras informações necessárias para o primeiro atendimento.
Também é possível determinar o tempo de resolução do departamento, qual o tempo médio a equipe do departamento cadastrado ou subdepartamentos leva para realizar a resolução das solicitações.
Exemplo: O Departamento de Financeiro > com o subdepartamento de Boletos cadastrados leva em média 2 dias úteis (18h, o que significa 9h comerciais são 1 dia útil (24h)) para enviar o boleto ao franqueado quando solicitados pela Yungas, você deve adicionar esse tempo médio neste campo.
Obs: Ao cadastrar o tempo médio de resposta, atente-se se há ou não o horário comercial cadastrado na plataforma.
Cadastre um formulário inteligente, esse campo é opcional. O formulário inteligente irá lhe ajudar a apresentar aos franqueados as informações primordiais para a abertura do tickets.
Exemplo: No Departamento de Marketing > com o subdepartamento cadastro de Campanhas Personalizada, o franqueado realiza abertura de ticket, para realizar uma campanha personalizada é preciso saber:
O objetivo da Campanha
Tipo de campanha, se será digital ou físico
E também se o franqueado tem alguma inspiração para enviar por arquivo.
No formulário, você consegue cadastrar essas perguntas para que o franqueado possa responder antes mesmo de abrir o ticket, ou seja, quando o ticket chegar para o departamento, todas as informações primordiais já estarão disponíveis, agilizando o atendimento.
Para saber como montar e construir os seus formulários basta clicar aqui e acessar o artigo.
🟣Passo 6. Depois de inserir todas as informações necessárias, clique em Concluir e então o departamento estará cadastrado.
Pronto!
Agora você já cadastrou o primeiro departamento.
🚀Compartilhando o link do departamento/subdepartamento para abertura de chamados
Para facilitar a abertura de novos tickets e demandas, ou seja, para auxiliar no direcionamento do novo chamado para o departamento/subdepartamento correto, copie o link do departamento/subdepartamento para compartilhar com os usuários.
Para copiar o link, clique no ícone localizado no departamento ou subdepartamento correspondente.
Outra opção, é copiar o link a partir da caixa de entrada, ao simular a abertura do ticket/demanda.
Ao clicar em uma das opções, aparecerá a mensagem: "Link copiado com sucesso!"
E pronto!
O link estará disponível para envio em outros módulos de comunicação, por exemplo FAQ, Informe Geral...
Ao clicar, estando com login ativo na plataforma Yungas, o usuário será direcionado para a caixa de entrada com a seleção do departamento/subdepartamento para prosseguir com o envio do chamado.
fonte: Yungas >> gif clicando em link para direcionamento ao "Departamento teste" a partir do FAQ
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